Terhelések és térülések rögzítése

A követeléskezelési folyamat alatt a behajtási tevékenységgel összefüggésben terhelések (költségek) és térülések keletkeznek, melyek az analitikus nyilvántartásba be kell vezetni. A tételeket lehetséges manuálisan könyvelni, de a rendszer lehetővé teszi, hogy elektronikusan fel lehessen dolgozni állományokat. Ezeket az állományokat a behajtóktól, jogi irodáktól, banki rendszerekből, Magyar Posta rendszeréből (PEK) beszerezve nincs szükség a tételek egyenkénti rögzítésére, a rendszer képes a tömeges adatfeldolgozás révén a tételek könyvelésére és az ügylet folyószámlára könyvelésre. Mindemellett a feldolgozott tételek az eredményszámítást is befolyásolják.

Manuális tételrögzítés

Négy típus szerint különböztethetők meg a rendszerbe kerülő pénzforgalmi tételek:

- térülés

- terhelés

- terhelés javítás

- térülés javítás

Térülésként könyvelendő minden, a pénzügyi vállalkozáshoz az adósok befizetésével kapcsolatos, a követelés aktuális egyenlegét csökkentő beérkező pénzügyi tételek könyvelendők.
Terhelésként a követelések behajtásával kapcsolatban felmerült költségek könyvelési tételeinek rögzítését értjük.

Térülések

A térülések felvitelekor a program a rendszer szinten beállított térülési sorrendnek megfelelően osztja fel a beérkező pénzügyi egyenlítéseket a folyószámla jogcímeken. A felosztási sorrend PTK szerinti, ettől a szabályzatoknak megfelelően egységesen el lehet térni, de mindenképpen az adósok javára történő eltérések engedélyezettek. A felhasználók az egyes követelésekre érkező térülések felosztási sorrendjét nem tudják megváltoztatni. A felosztási sorrend a következő:

- költségek megtérítése, a terhelések megadott prioritási sorrendje szerint, a magasabb prioritással rendelkezők térülnek a felosztási sor végére. A költségek kiegyenlítése tételesen történik, így minden időpontban megadható a költségek egyenleg kimutatása. Alapelv, hogy a korábban keletkezett költségek kiegyenlítése történik meg korábban, a prioritásokat a terheléses pénzforgalmi jogcímek megadásánál eszerint kell beállítani.

- a követeléskezelőnél felszámított késedelmi kamat kiegyenlítése a PTK szerinti felosztási sorrend szerint a szolgáltatóktól vásárolt követelések esetén megtörténik, de a pénzintézetektől vásárolt követelések esetén a tőke megfizetése után következik be.

- átvett késedelmi kamat az eredeti jogosultnál a kivezetésig felmerült késedelmi kamatok összege.

- átvett díjak az eredeti jogosultnál a kivezetésig felmerült kamatjellegű díjak összege. A felmerült költségek átvett költségként kerülnek bevezetésre, így ezek a költségek között térülnek.

- átvett ügyleti kamat, az eredeti jogosultnál a felmondásig felmerült ügyleti kamatok összege.

- átvett tőketartozás, az eredeti jogosultnál a felmondáskor aktuális tőketartozás összege.

- ügyvédi díjak, a jogi, azon belül a peres eljárások folyamán a bíróság által a követeléskezelőnek megítélt ügyvédi munkadíj.

- túlfizetésként tarja nyilván a program a megfizetett, de a követeléskezelőnek nem járó összegeket. A visszautalásokat térülés javításként kell a rendszerben rögzíteni.

Térülések rögzítése

Térülések rögzítésekor a tranzakció napja és a könyvelés dátuma kötelezően megadandó. Az összeg a térülés bruttó összege, a deviza az eredeti jogosult, elszámolási devizanevében vezetett árfolyam megállapításához szükséges. Lehetőség van az elszámolási devizában történő befizetések rögzítésére is. A pénzforgalmi jogcím az ügyintézők részére add további információkat a befizetés jellegéről. A feldolgozáshoz szükséges a saját bankszámla megadása is. A program a megadott adatok ellenőrzését még a feldolgozás előtt elvégzi, a rögzítés pedig hibátlan adatmegadás esetén lehetséges. A feldolgozás után a felosztott összeg a forgalmi adatok között ellenőrizhető.
A devizában vezetett követelések folyószámláján a program az aktuális árfolyam alapján devizában felosztja a megadott összeget, csökkentve ezzel a folyószámla-egyenleget.

Eredményszámítás

A térülések rögzítése nem csak a folyószámla-egyenleget, azaz az ügyfél tartozását befolyásolja, hanem a számviteli szabályoknak megfelelően az eredményszámítást, azaz a költség/vételár/eredmény meghatározását is tételesen kiszámítja.

Jutalék

A program a beérkező tételeknek és a beállított jutalékkulcsoknak megfelelően, az egyes felosztott tételekre jutalékszámítást is végez. A számított jutalékok kimutatások között tételesen és összesítve is lekérdezhetők behajtónként, jogi irodánként.

Terhelések

A követéskezelési folyamat során felmerült ráfordítások folyószámlára könyvelésére használható. A térülésekkor megadott adatok mellett az alszámla, vagy ügylet elszámolási számla, melyre a költség kerül megadandó kötelező adat.

Térülés javítás

Az időszakos főkönyvi zárások megakadályozzák, hogy visszamenőleg térüléseket egyik követelésről a másikra át lehessen vezetni, ezért nem törölni és újra rögzíteni kell a pénzügyi tételeket, hanem a visszavonásokat a térülés javítás funkcióval kell elvezetni a követelésekről. A javítás a térülések eredeti térülési sorrendjében visszavonja, és mind az ügylet-folyószámla egyenlegét a megfelelő jogcímeken megváltoztatja, mind az eredmény- és jutalékszámítást módosítja az eredeti állapot visszaállításával. A térülés javítás a funkciót nem a tranzakció napjával, hanem a könyvelési nap dátumával végzi el. Amennyiben visszavonásra kerül egy adott követelésen egy forgalmi tétel és egy másik követelésre kerül lekönyvelésre, úgy a napon belüli forgalom értéke nulla lesz, de a térüléses jogcímek megváltozhatnak (az egyik követelésen a visszavonás tőkét érint, a másikon késedelmi kamatot) és ez az eredményben is érezteti hatását.
Amennyiben a térülés javítás túlfizetést érint, úgy az adósok befizetéseiből származó túlfizetések visszautalása történik meg.

Terhelés javítás

Terhelés javítással a már könyvelésre került, de esetleg hibásan rögzített terheléses tételek javítására van mód. A rendszer a különböző terheléseket tételesen tartja nyilván ezért javításkor is meg kell adni az eredeti, javítani kívánt terhelés tételt. A program az ügyintéző részére segítséget nyújt a terhelések kiválasztásához az aktuális egyenlegük feltüntetésével. Lehetőség van a tételek részleges javítására, amennyiben értékhiba miatt válik szükségessé a javítás.
A helyes javítási adatok rögzítése csak megfelelő adattartalom megadása után lehetséges, ezt a program automatikusan ellenőrzi.

Technikai tételek

Olyan forgalmi adatok rögzítése, melyek pénzmozgással nem járnak technikai jogcímekkel illetve a térülés/terhelés megadásakor a varázslón szereplő technikai jelölőnégyzet jelölésével könyvelhető. Ilyen technikai forgalom például az elengedés, az elszámolással kapcsolatos folyószámla-egyenleg csökkentése, illetve az ügyvédi munkadíjak terhelése.

Automata adatfeldolgozás